Info & Voorwaarden

Info & Voorwaarden (16/10/2018).
De “Info & Voorwaarden” gelden voor alle evenementen (Bostrail Aalter, 24 uur van Aalter, Infoavond, Start-2-Marathon, 6 uur van Aalter, Sinterklaas Trail) van Marathon and More Belgium. Voor de evenementen van Marathon and More Belgium zijn dit de enig geldende bepalingen. Marathon and More Belgium kan deze steeds wijzigen. Alle wijzigingen zullen hier op de blog gepubliceerd worden. Voor alle inschrijvingen voor evenementen gelden de "Info en Voorwaarden" van het moment van inschrijven.

Adres
Correspondentie: 6 uur van Aalter, tav Joeri Schepers, Bierweg 11, 9880 Aalter, België
Adres evenementen: De adressen van de evenementen worden op de evenementepagina's vermeld.

Inschrijven
- Via Running Center Brugge (Gistelsesteenweg 550, 8200 St-Andries Brugge) en Hulste (Brugsesteenweg 83, 8531 Hulste). Waar je borstnummer direct mee krijgt.
- Of via online-inschrijvingsformulier.
Door zich in te schrijven verklaart de deelnemer zich akkoord met de “Info & Voorwaarden”. De inschrijving is definitief nadat ook de betaling werd uitgevoerd.

Voor-inschrijving
Voor-inschrijving voor de verschillende evenementen is mogelijk tot 14 kalenderdagen voor het evenement. Afwijkende termijnen vermeld bij het evenement hebben voorrang op deze algemene regel.

Rekeningnummer
Rekening op naam van "Marathon and More Belgium vzw"
Bierweg 11
9880 Aalter
IBAN = BE95 890-0242527-58
BIC = VDSPBE91

Betalings-bevestiging
Betalingen per overschrijvingen worden bevestigd via mail.
Niet betaalde inschrijvingen worden na één week geschrapt en eveneens via mail bevestigd.
Online betaling worden bevestigd via een online bevestigingspagina en doordat uw naam in de deelnemers-lijst komt te staan.

Limieten
Enkel voor de Bostrails Aalter en de Sinterklaas Trails is er een limiet van 1000 inschrijvingen.

Leeftijd
Ultra: Minimum leeftijd voor deelname is 18 jaar
Marathon: Minimum leeftijd voor deelname is 16 jaar
Korte wedstrijden: Minimum leeftijd voor deelname is 12 jaar

Annulatie
Annulatie met een medisch attest worden volledig terugbetaald zolang de voorinschrijvingen lopen. Zonder medisch attest wordt 5€ adminstratiekosten ingehouden. Annulatie na afsluiten van de voorinschrijving geven geen recht op terugbetaling inschrijvingsgeld.

Annulatie evenement
Indien het evenement door uitzonderlijke omstandigheden niet kan doorgaan, kunnen de deelnemers zich gratis inschrijven een volgende editie van het zelfde evenement, of gratis inschrijven voor een ander evenenemt van de VZW Marathon and More Belgium. VZW Marathon and More Belgium zal per evenement beslissen welke van deze alternatieven aangeboden wordt. VZW Marathon and More Belgium kan niet verplicht worden tot terugbetaling van het inschrijvingsgeld en eventuele extra's (bvb T-shirt, merchandising, ...)

Overdracht
Voor overdragen naar een andere deelnemer gelden de zelfde voorwaarden en termijnen als bij annulatie.

Wijzigen afstand
Wordt momenteel online niet aangeboden.
Op het evenement zelf kan dit geregeld worden.

Verantwoordelijkheid
Deelnemen vereist een goede gezondheid. De organisatie raadt een preventief medisch sportonderzoek aan bij een sportarts. Elke deelnemer neemt deel onder eigen verantwoordelijkheid. De organisator kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor lichamelijke letsels, of verlies, diefstal en/of schade aan het materieel van deelnemers, begeleiders, supporters of toeschouwers. De organisatie gaat er van uit dat de deelnemers akkoord gaan met de “Info & Voorwaarden”.

Borstnummer
Tijdens ALLE wedstrijden dienen de deelnemers hun borstnummer steeds duidelijk leesbaar midden op de borst te dragen. Er zijn steeds juryleden langs het parcours.

Bevoorrading
De bevoorrading aangeboden door de organisatie bestaat uit diverse dranken, zoette en zoute snacks. Maar kan variëren naargelang seizoen, aanbod en wedstrijd. Meestal voorzien wij water, cola, thé, muntwater, isotone drank (tijdens wedstrijd), recup drank (bij finish), zout koekjes, zout chips, snoepjes, banaan, appelsien, rozijnen, gedroogde abrikozen, chocolade.
Op onze trails werken we vanaf 2019 bekervrij !!! Ook bij de finish !!!
Op onze evenementen is het steeds mogelijk een eigen bevoorrading te voorzien of af te geven voor op de bevoorradingsposten.
Bij KBAB wedstrijden dient de regelgeving van de KBAB gevolgd. Dit betekend dat enkel bevoorrading mag toegediend worden van naast het parcours en in de aangeduide zone. Bij het bevoorraden mag de begeleider niet met de atleet mee lopen.

Finish
Vroegtijdig stoppen, moet zo snel mogelijk aan de organisatie gemeld worden.
Bij de trails is er manuele tijdsopname bij finish. Bij de andere evenementen is er electronische tijdsopname met chips.
Deelnemers die na de limiettijd de finish passeren, worden niet meer opgenomen in de uitslag.

Afvalbeheer
De nodige afvalstructuur is voorzien in de bevoorradings- en finish-zones. Aan de deelnemers wordt gevraagd om het nodige respect te hebben voor het parcours, privé-eigendommen, provinciale domeinen, buurtbewoners en de natuur. Gelieve afval enkel op de voorziene plaatsen te deponeren.

Begeleiding
Op onze trails zijn fietsen uitdrukkelijk verboden. Wel zijn honden op de trails toegelaten als deze aan de leiband gehouden worden, andere deelnemers niet hinderen, en de deelnemer afziet van eventuele podiumprijs.
Op onze andere evenementen kan de deelnemer zich laten begeleiden voor zover de KBAB regelgeving niet geschonden worden. Dit betekend dat de eerste en laatste 5km van de wedstrijd geen begeleiding is toegestaan. De fietsbegeleider draagt het zelfde borstnummer als de atleet. De begeleider mag de atleet niet uit de wind zetten. "Stayeren" is niet toegestaan. En er wordt maximaal één fietsbegeleider per atleet toegelaten. Pacen en coachen mag wel zolang dit niet in tegenstrijd is met het "stayeren" en de atleet niet uit de wind gezet wordt. De begeleider mag vanuit stilstand, van naast het parcours bevoorrading aanbieden maar enkel in de voorziene zone. De richtlijnen van de KBAB jury leden dienen steeds gevolgd, ook door deelnemers in de open wedstrijden.

Overtredingen
Wanneer de wedstrijdjury overtredingen vaststelt zal de deelnemer eerst mondeling verwittigd worden. Bij het herhalen van de overtreding wordt de deelnemer uit de wedstrijd gehaald. Bij overtreding van het afvalbeleid kan de deelnemer onmiddellijk uit de wedstrijd gehaald worden.

Uitslag
De uitslag wordt de volgende dag op deze site gepubliceerd.

Opmerkingen
Deelnemers kunnen tot 30 minuten voor de prijsuitreiking hun opmerkingen kenbaar maken aan de wedstrijdjury.

Naturaprijs
Bij al onze evenementen krijgen de deelnemers ook een waardevolle naturaprijs.

Podia:
Bij onze evenementen worden steeds top 3 podia voorzien voor de categoriën Heren alle leeftijden  en Dames alle leeftijden. Er zijn geen podia per leeftijds categorie, tenzij anders vermeld bij het evenement zelf.
1° prijs wordt steeds uitgereikt.
2° prijs vanaf 5 deelnemers in de betreffende categorie.
3° prijs vanaf 10 deelnemers in de betreffende categorie.

Overnachting:
Indien u hier vragen over heeft, contacteert u ons best per mail. Wij proberen u zo goed mogelijk te helpen.

Parking:
Het verkeersreglement dient ten alle tijde gerespecteerd.
Specifiek voor de bostrails Aalter dient geparkeerd op "Parking Aard" (gedeelte waar geen boeremarkt plaats vind), "Parking St-Cornelius" of "Parking Gemeentehuis". Deze zijn op wandelafstand, enkele 100-en meters. Hou er rekening mee dat tijdens vorige edities effectief geverbaliseerd en zelfs getakeld werd in de omgeving van het sportcentrum !!!

Spartathlon, Certificiëring
Parcours voor 24 uur, 6 uur, 1 uur, 100km en 10km worden telkens officieel opgemeten. Het IAU bronze label wordt steeds aangevraagd. Hierdoor gelden de uitslagen als certificiëring voor Nationale ploegen of wedstrijden zoals de Spartathlon. Ook Nationale of Internationale records kunnen hierdoor erkend worden.
De Trail wedstrijden zijn niet officieel opgemeten.

Telefoon (extra info of bij last minute problemen):
+32 475 855 490

Mail
U kunt ons ook contacteren via mail

GDPR
De gegevens meegedeeld aan de organisatie worden electronisch bijgehouden bij "SendInBlue". Deze gegevens worden niet langer bijgehouden dan 13 maanden nadat u laatst één van onze nieuwsbrieven raadpleegde. Elke nieuwsbrief biedt ook de mogelijkheid tot het sneller uitschrijven. De gegevens worden doorgegeven aan derden wanneer dit nodig is in functie van de evenementen. Bvb tijdsregistratie, verzekering, KBAB, IAU, Marathon & Ultra-cup, ... De gegevens kunnen ook aan derde partijen worden doorgegeven voor uitslagenverwerking. Bvb Ultraned, DUV, pers, ... De deelnemers kunnen toegang krijgen tot de gegevens die elektronisch bewaard worden. Dit kan via aanvraag via email. De gegevens opslag, beveiliging en verwerking gebeurt steeds volgens de GDPR regelgeving. Deelnemers verklaren zich akkoord met het gebruik van foto, film video, ... van de wedstrijd zonder dat hiervoor een vergoeding kan geclaimd worden. De organisatie mag de gegevens van de deelnemers gebruiken in publieke deelnemerslijsten, uitslagen en berichtgeving over de wedstrijden. De deelnemer wordt ook automatisch aangemeld voor de maandelijkse nieuwsbrief van de organisatie.

Heeft u nog een vraag dan kunt u deze mailen. Als ze voor meerderen van belang is, kunnen we het antwoord bij de "info & voorwaarden" toevoegen.

Reacties